تحليل وتصميم النظم

أولا : النظم

مفهوم النظام :

مجموعة من الموارد أو العناصر أو المكونات المرتبطة معا و المتفاعلة بغرض تنفيذ وظيفة أو تحقيق هدف معين .

مكونات النظام :

• المدخلات input.

• الانشطة او العمليات(المعالجة).

• المخرجات output.

خصائص النظم :

• لابد أن يتضمن النظام مجموعة من المكونات بينها ترابط و تفاعل ؛حيث أن العناصر المنفصلةلا تكون نظام .

• ينبغى أن يكون النظام مفيدا و منتجا و له أهداف يحققها .

• ينبغى أن يكون النظام مفتوح يؤثر و يتأثر .

• النظام أيا كان فهو جزء من نظام أكبر ، و النظام نفسه يتكون من نظم فرعية .

دورة حياة النظام :

يمر النظام بعدد من المراحل و هى :-

• مرحلة الرضا عن النظام :  تبدأهذه المرحلة بعد تصميم النظام مباشرتا ، و تستمر لفترة يتابع فيها النظام وظائفه و أساليبه و تحقيق أهدافه .

• مرحلة إنخفاض الرضا عن النظام : تبدأهذهالمرحلة عندما تظهر مشكلات تؤدى إلى فشل النظام فى تحقيق أهدافه وتستمر حتى تصل إلى عدم الرضا الكامل ، و يكون فشل النظام نتيجة عدم إستجابة النظام للمتغيرات التكنولوجية المستمرة و إحتياجات المستفيدين .

• مرحلة التفكير فى تحليل المشكلات ووضع الحلول لمواجهة هذه المشكلات : و تنتهى هذه المشكلة أما بحل جزئى أو إنهيارالنظام بالكامل و التفكير فى نظام جديد .

ثانيا : تحليل النظم

تحليل النظم (System analysis) :

هى دراسة لشبكة التفاعلات ضمن نظام معين بهدف تطوير هذا النظام وتحسين أدائه و تطوير طرق جديدة يعمل بها هذا النظام .

خصائص عملية تحليل النظم :

• عملية تحليل النظم ليست هدفا فى حد ذاتها و لكنها أسلوب تقنية يستخدم لتطويرالنظام و إيجاد طرق تحسينه .

• تستند عملية تحليل النظم إلى مجموعة من إختبارات للنظام  مبنية على أساس علمى .

دوافع عملية تحليل النظم :

• أن يعانى النظام من عدم الرضا الكلى أو الجزئى سواء من العاملين أو من المستفيدين .

• ظهور تقنيات أو تكنولوجيات حديثة ينبغى تطبيقها .

• تأثيرات البيئة الخارجية على النظام و هذه التأثيرات من الممكن أن تكون فى شكل كوارث أو فى شكل ظهور قواعد جديدة .

• رغبة صاحب العمل فى تحسين و تطوير النظام ليؤدى وظائفه بشكل أفضل .

محلل النظم :

هو الشخص الذي يقوم بعملية تحليل النظم من حيث دراسة النظام القائم لتشخيص نقاط الضعف والمشكلات وتصميم نظام جديد وإقامته وتنفيذه وبعد ذلك صيانته، ويرتبط محلل النظم بشكل مباشر مع الأفراد سواء داخل المؤسسة أو خارجها فبدونهم لا يستطيع العمل مهما كانت مهارته أو خبرته ويجب أن يكون في محلل النظم بعض الصفات الخاصة

الواجبات الوظيفية لمحلل النظم :

• تحديد و توصيف مشكلات النظم .

• وضع تصورات لبدائل الحلول لمشكلات النظم ووضع المواصفات و دراسة البدائل المختلفة للحل .

مهارات محلل النظم :

• ينبغى أن يكون محلل النظم على وعى بالمجال الذى تقع فيه المشكلة و إن يكون واعيا بالأدوات و الأساليب و التقنيات المتعلقة بالتحليل .

• يكون لديه القدرة على حل المشكلات .

• أن يكون لديه الدراية الواسعة بالتكنولوجيات الحديثة فى المجال .

• لدية القدرة على التعامل مع البشر .

• لدية القدرة على ربط الأسباب بالنتائج .

خطوات عملية تحليل النظم :

الخطوة الأولى : تعريف و تحديد المشكلة التى يعانى منها النظام :-

تعريف المشكلة :

 هى حالة أو موقف غير مرغوب فية و يعوق النظام عن تحديد أهدافه .

الأسباب التى تؤدى إلى مشكلات فى النظام :

• تأخر زمن الأستجابة فى النظام .

• ضعف كم الإنتاج فى فترة محددة .

• أرتفاع التكلفة .

• عدم دقة البيانات التى ينتجها النظام .

• ضعف الامن فى النظام .

مستويات المشكلات فى النظام :

• مشكلة على مستوى النظام ككل .

• مشكلة على مستوى نظام فرعى .

• مشكلة على مستوى عملية ضمن نظام فرعى .

• مشكلة على مستوى نشاط معين ضمن عملية .

الخطوة الثانية : جمع البيانات :-

قد لا يمكن جمع البيانات من مجتمع المستفيدين ككل و يجب أخذ عينات ، و هناك عده طرق مباشرة أو غير مباشرة لجمع البيانات سواء عن طريق المقابلات الشخصية أو الإستبيانات أو الملاحظات أو من الإنتاج الفكرى .

الخطوة الثالثة : تحليل البيانات و عرضها :-

لابد من تسجيل و تحليل البيانات المجمعة ، و لتحليل هذه البيانات ينبغى تمثيل البيانات من خلال أدوات معيارية يستخدم فيها رسوم ذات رموز متفق عليها ؛ حيث أن هذه الأدوات تضمن إتصال فعال بين محلل النظم و المستفيدين كما أن هذه الرسومات تقضى أيضا على الغموض فى فهم النظام و تقلل ايضا من الأرتباك أثناء التنفيذ .

أدوات عرض البيانات :

هناك عدد من الأدوات التى تستخدم فى عرض البيانات و من أمثلتها ما يأتى :-

• خرائط التدفق :

هى عبارة عن طريقة معيارية يمكن من خلالها عرض الإجراءات التى تتم فى عملية من العمليات فى شكل خطوات متتابعة بشكل منطقى .

 و يستخدم فى هذه الأداة عدد من الرموز وهى ( الشكل البيضاوى و يدل على البداية و النهاية ، شكل المعين و يدل على إتخاذ القرار ، شكل المستطيل و يدل على العمليات ، شكل الدائرة الصغيرة و يدل على الرابط ) .

و تتميز هذه  الأداة بأنها عالمية الإستخدام و مألوفة جدا و مفهومة لانها فى شكل تتابع منطقى ، و لكن من أهم عيوبها أنها لا تعالج العمليات المتزامنة التى تسير فى وقت واحد .

ويوضح الشكل التالى نموذج لخريطة التدفق :-

• نماذج تدفق البيانات :

يهتم هذا النوع بالعمليات المتزامنة ، و هى عبارة عن نماذج تركز على إنتقال من عملية إلى عملية بحيث أن البيانات الداخلة هى عبارة عن مدخلات و البيانات الخارجة بعد التجهيزات هى عبارة عن مخرجات .

و يستخدم فى هذه الأداة عدد من الرموز كالأتى :

• الأسهم : و هى عبارة عن كمية من البيانات تمر من عمليةإلى عملية و ينبغى أن يكون لكل سهم أسم .

• الدائرة : و هى رمز يستخدم للدلالة على عملية تتلقى بيانات و يتم فيها معالجة البيانات ثم تستخرج فى شكل مخرجات .

• المربع : يدل على المنبع أو المصب و يعتبر مصدر تدفق البيانات .

• الملف : هو عبارة عن المكان الذى تحفظ فيه البيانات بشكل مؤقت أو البيانات التى تحفظ فيه بشكل تاريخي .

و من أهم مميزات هذه الأداة أنها تعالج العمليات المتزامنة و تسمح بالتحليل من القمة إلى القاع و إكتشاف الخطأ فيها بسهولة ، و لكن من أهم عيوبها أنها غير مألوفة و لاتوضح المدى الزمنى لإجراء العمليات .

• نماذج العلاقات بين الكيانات :

هذه الأداة عبارة عن تمثيل للعلاقات بين البيانات و هى فى حالة سكون فى لا علاقة لها بتدفق البيانات ، وفهى تهدف إلى تحديد الكيانات و العلاقات التى تربط بين هذه الكيانات .

و يستخدم فى هذه الأداة عدد من الرموز كالأتى :

• المربع : وهوشكل  يعبر عن الكيان .

• المعين : و هو عبارة عن رمز يعبر عن العلاقة بين الكيانات .

الخطوة الرابعة : دراسة الجدوى :

و هى عبارة عن أسلوب منهجى لجمع بيانات ، يمكن من تحليلها الوصول إلى مدى صلاحية بديل من البدائل أو مشروع من المشروعات ؛ حيث أنها تهدف إلى تجنب الفشل و تجنب سوء الأختيار و تجنب التسرع فى التنفيذ .

و هناك عدة عناصر لدراسة الجدوى هى :(دراسة الجدوى الفنية ، دراسة الجدوى الإقتصادية ، دراسة الجدوى المالية ، دراسة الجدوى التنظيمية ، دراسة الجدوى القانونية ).

ثالثا : تصميم النظم

تعريف تصميم النظم (System design):

هو المرحلة التي تستخدم فيها المتطلبات التي تم تحديدها في مرحلة التحليل لإنتاج خطط فعلية للنظام الجديد

خطـوات تصـميم النظـام

• الخطوة الأولى : تصميم الهيكل العام للنظام

• الًخطوة الثانية : الاختيار بين بدائل التصميم . 

• الخطوة الثالثة : تحديد المواصفات .

وهي تحديد مواصفات عناصر النظام  من مدخلات البيانات ، تشغيل البيانات ، قاعدة البيانات ، مخرجات النظام ، وإجراءات الرقابة والأمن.

• الخطوة الرابعة: اختيار الأجهزة. 

يجب تحديد التطبيقات التي سيتم تشغيلها ، ثم اختيار أجهزة الحاسب الآلي التي تتناسب مع هذه التطبيقات وليس العكس.

• الًخطوة الخامسة: اختيار وتدريب الأفراد .

• الخطوة السادسة: تقرير تصميم النظم.

 بعد اكتمال مرحلة تصميم النظام يقدم مصمم النظام تقريراً شاملاً ، وبموافقة الإدارة العليا للمنظمة على هذا التقرير تبدأ عملية التنفيذ الفعلي للنظام .