الإدارة بالأهداف Management By Objective فى المكتبات ومراكز المعلومات

1. مفهوم الإدارة بالأهداف:

ويمكن تحديد الإدارة بالأهداف بأنها نظام تحدد المنظمة به طريقها وما تريد أن تصل إليه وقياس النتائج التي تحققها. أما بدايات هذه التقنية ترجع الى " بيتر دركر" في كتابه "The Practice of management" الذي نشره عام 1954 وأكد فيه على أهمية وضع الأهداف للمنظمة والفرد معاً.

وهذا النمط من الإدارة عبارة عن مجموعة من العمليات يشترك في تنفيذها كل من الرئيس والمرؤوس وتتضمن هذه العمليات تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها تحديداً واضحاً وتحديد مجالات المسؤولية الرئيسية لكل فرد في التنظيم على ضوء النتائج المتوقعة ؛ واستعمال هذه المقاييس كمعايير لتنظيم سير العملية الإدارية. 

كما إن هذا النوع من الإدارة بالإضافة إلى حداثته يعتبر أفضل وأقوى إدارة إدارية؛ وما يميز الإدارة بالأهداف عن غيرها من الإدارات أنها تتسم بسهولتها وانسجامها مع الحس العام البسيط حيث هي انعكاس للغرض من الإدارة بنفسها. 

2. أهداف الإدارة بالأهداف:

1_ الالتقاء الفردي بين المشرف وكل واحد ممن يشرف عليهم لوضع أهداف ذات صلة بالأداء وهذا يعني إن للمنظمة أهدافها وللأفراد العاملين فيها أهدافهم كذلك.

2_إتاحة الفرص للتعبير عن أهدافهم ومراعاةالفروق الفردية .

3_وضع الأساس أو الإطار العام للتخطيط والتنظيم والتوظيفوالتوجيه والتقويم:

فالتخطيط فيه نص صريح بالأهداف والنشاطاتوالمصادر والبرامج التي ستكون مطلوبة لتحقيق الأهداف في البيئة المتوقعة .

أما التنظيم فهو بنية مقصودة من:

·ما هو دور كل واحد في المنظمةمن اجل تحقيق الأهداف.
·معرفة الأشخاص لإعمالهم وأهدافهم ومدى ملاءمتها معإعمال وأهداف الآخرين.
· مقدار الحرية الممنوحة لهم في اتخاذ القرارات.

وأما التوظيف فهو:

· الحصول على الجهاز البشري الذي تحتاج إليه المنظمة.

· بناء هذا الجهاز بملىء الوظائف في المنظمة.
· اختيار الأشخاص المناسبين لهذه الوظائف.

ويتضمن التوجيه والقيادة أساسا:

· الاتصال.
· الدافعية.
· حل المشكلات.
· إتخاذ القرارات.
وذلك عن طريق التوجيه العام والتوجيه اليومي

أما التقويم فهو بصفة عامة الحكم على النظام القائم من حيث اتجاهه نحو تحقيق الأهداف المرسومة ومدى قربه من هذه الأهداف أو بعده عنها وذلك حتى يتسنى تحسين الأوضاع القائمة والنهوض بها ويتحقق ذلك عن طريق مراقبة المشروع وتقويم الجهاز.

3. مبادئ الإدارة بالأهداف:

- مبدأ االمشاركة: وتتمثل ضرورة المشاركة بين الرئيس و المرؤوسين في تحديد أهداف المنظمة بعد صياغتها وتحليلها.

- مبدأ الإلتزام: و هو الإرتباط الذي يرجى و جوده عند العاملينلأنهم المشاركون في اتخاذ القرار.

- مبدأ تحمل المسؤولية: بما أن المسؤولياتأصبحت مشتركة فعلى الجميع تحمل مسؤولياتهم في ظل نجاح مشترك.

- مبدأ رفع الروح المعنوية: حيث أنه عند مشاركة الجميع في اتخاذ القرار فهذا يعتبر في حد ذاتهرفع من قيمة الشخص.

4. خصائص الإدارة بالأهداف:
و تتمثل في أنها:

- تدرك أهمية المناخ المحيط و ضرورة الإنفتاح عليه و التعامل معه باعتباره مصدر الموارد.
- هي إدارة تقبل المنافسة و تسعى لزيادتها و ليس لتفاديها.
- تستوعب التكنولوجيا الجديدة و توظفها للحصول على المزايا والفرص الهائلة.
- تعمل على تعظيم المخرجات من خلال الموارد المتاحة و ذلك بتطوير عمليات الإنتاج و التسويق.

5. خطوات الإدارة بالأهداف:

- يكلف الرئيس المرؤوس بوضع خطة أو تصور للعمل يوضح فيه
الأهداف التي يمكن تحقيقها والطرق المناسبة لبلوغها، وتحديد المشاكل المتوقعة لبلوغها وإيجاد الحلول أو البدائل الممكنة لها.
- اتخاذ الإجراءات العملية لتحقيق الأهداف وذلك من خلال تحديد واجبات الرئيس والمرؤوس ووضع الإستراتجية و تخصيص الأموال.
- تنفيذ البرامج ومتابعتها ومراقبتها.

الإدارة بالأهداف فى عشرة مبادئ

تعتبر الادارة بالاهداف من الاساليب الرائده فى الادارة وقد قام بيتر دراكر بوضع اسس هذا الاسلوب الادارى وتبعه العديد من المفكرين الاداريين والنقاط العشر الآتيه تقدم ملخص سريعا لهذا الأسلوب
1- تمثل الإدارة بالاهداف تطويرا للعلوم السلوكية فى الادارة وذلك من خلال استخدام مبادئ الاهداف والمشاركة والمسئولية وغيرها.

2- تركز الادارة بالاهداف على اشتراك الرئيس ومرؤوسيه فى تحديد اهداف منظمته فى جميع المستويات الادارية ويسعى هذا الاسلوب الى تقريب وجهات نظر الرؤساء والمرؤوسين.

3- ان المشاركة فى وضع الاهداف واساليب تحقيقها تؤدى بالمرؤوسين الى التعهد والالتزام بتلك الاهداف التى وضعوها ويؤدى هذا بالتبعية الى ارتفاع الانتاجية والاداء. 
· يقوم المدير بتزويد مرؤوسيه باطار عام عن الاهداف المطلوب تحقيقها 
· يقوم المرؤوسين باقتراح اهداف محدده · يتناقش الرئيس المرؤوسون حول هذه الاهداف بصيغتها بصورة نهائيه· يقوم المرؤوسون بتنفيذ الخطه وتسجيل النتائج فى تقارير تقدم للرئيس 
· يقوم الرئيس بمتابعة الخطة وتصحيح مسار التنتفيذ
4- يعتمد هذا الاسلوب على افتراضيات ان الرئيس سيشجع مرؤوسيه على المشاركة والمبادأة وان المرؤوس يمكن الوثوق فى قدراته وانه سيسعى الى تنمية شخصيته وتحقيقها من خلال وضعه لاهداف منظمته.
5- تعتمد الادارة بالاهداف على ان المرؤوسين يودون معرفة الاهداف التى تطلب المنظمة تحقيقها ويودون ان تقاس فاعلية ادائهم بمدى تحقيقهم لهذه الاهداف.
6- تمر الادارة بالاهداف بخمس خطوات أساسية.
7 – يجب ان تكون اهداف الوحدات مربوطه بالاهداف الاعلى منها فى التسلسل التنظيمى كما يجب ان تكون هذه الاهداف واقعية يمكن تحقيقها وان تكون محدده بوضوح وان يمكن قياسها وان تكون قابله للتغيير مع تغيير الظروف.
8- الادارة بالاهداف هو اسلوب الادارة وجها لوجه او فردا لفرد وتعتمد على تحديد العمل الواجب ادائه لتحقيق اهداف المنظمة وليس لتحقيق اهداف شخصية او لتطويع العمل واهداف للظروف الشخصية للافراد.
9- يعتمد قياس فاعلية اداء المنظمة والافراد على مدى تحقيقهم للاهداف كما تعتمد اساليب الحوافز على نفس المنطق اى ان هناك ربط بين الاداء (تحقيق الاهداف ) والحوافز.
10- يجبر هذا الاسلوب الرؤساء والمرؤوسين على وضع خطط والتنسيق بينها وبين الخطط الاخرى وعلى متابعة ورقابة وتنفيذ هذه الخطط وعلى تنمية علاقات تعاون طيبة بين الافراد والمستويات التنظيمية بالمشروع.