- المدخلات Input
- المخرجات Output
- النشاط أو العمليات Activity Processing
- التحكم Control
- التخزين Storage
ويمكن تعريف تلك المجموعة من العناصر فيما يلى:-
- المدخلات: هى مجموعة الحقائق التى تم جمعها وتسجيلها وتجهيزها بطريقة معينة.
- المخرجات: ناتج بيانات المعالجة وتسمى معلومات،محددة تحققالأهداف الموضوعة والغرض منها وضع النظام قيد التنفيذ.
- النشاط والعمليات: مجموعة الإجراءات والمعالجات التى تتم على البيانات.
- التحكم والضبط: ضبط عمليات التخزين والإسترجاع وإدخال البيانات وإخراجها وهنا تتم عملية التلقيم المرتد Feed Back ومراجعة وتعديل النظام حين خروجه عن مساره المحدد.
- التخزين: بعض البيانات تستخدم بصورة فورية وبعضها يتم تخزينه لحين إسترجاعه فى عمليات لاحقة وهدفه تخزين مخرجات العملية الحالية أو لغرض إسترجاع المخرجات من العملية السابقة.
وبتطبيق تلك المجموعة من العناصر على المكتبة:
تتنوع المدخلات فى المكتبة فيما بين مصادر المعلومات والمراسلات والبيانات المالية والإدارية وهى تضم (الوثائق الراجعة من الإستعارة والراجعة من التجليد والصيانة كذلك المراسلات بين المكتبات والمؤسسات ذات الصلة).كذلك المدخلات الإدارية الخاصة بالموظفين والحضور والإنصراف والمرتبات وغيره.تلك النوعية من هذه البيانات وأيضا البيانات الإدارية الخاصة بالإقتناء والإشتراكات فى الدوريات والتجليد وغيرها من البيانات.
إن التقارير الخاصة بالأعمال الفنية والمالية والإدارية وكذلك الخدمات وصدور الوراقيات والدوريات عن المكتبة كل ذلك يمثل نوعا من المخرجات الخاصة بالمكتبة كذلك الإحصائيات الخاصة بأنشطة المكتبة كالإعارة والخدمات المرجعية وخدمات المعلومات كذلك إحصائيات الإقتناء اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.
إن كل العمليات المتعلقة بتسجيل بيانات الوثائق والمستعيرين وإجراء الإعارة وتقديم الخدمات وكذلك عمليات الفهرسة والتصنيف وإرسال الخطابات للموردين والمؤسسات ذات الصلة بالمكتبة والرد على الخطابات الواردة لها ومتابعة عمليات الشراء والإشتراكات مع الموردين وعلى سبيل المثال إن كل العمليات التى تجرى على وثيقة منذ طلبها من المورد وحتى وضعها على الرف فإن كل تلك العمليات يمكن أن نقول عليها تشغيل أو تجهيز.
تتم هنا عمليات التحكم فى مدخلات ومخرجات العمليات التى تتم فى الإعداد الفنى،الإقتناء،السلاسل،التجليد،الأعمال الإدارية (الموظفين والمراسلات) والأعمال المالية (الميزانيات والسحب منها وتوزيعها وسبل إنفاقها) والخدمات التى تقدم للمستفيدين.
- التخزين لناتج العمليات التى تجرى داخل المكتبة
تجرى العديد من العمليات يوميا فى المكتبة وتلك العمليات يجب أن تخزن بصفة مستمرة وفى النظام اليدوى فإن مجرد تسجيل تلك البيانات يعتبر تخزينا لناتج تلك العمليات وعلى سبيل المثال فإن تسجيل بيانات الإستعارة لوثيقة مع إسم المستعير وتاريخ رد الوثيقة يعتبر تخزين لناتج تلك العملية حيث سيتم بعد ذلك عمليات أخرى عليها مثل الإرجاع أو المطالبة عند التأخير....إلخ.
النظم الآلية فى المكتبات/زين عبد الهادى-ص49:ص52.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق