إن أفضل وصف معبر عن عن الأرشيف الرفمى هو كونه النظام الذى يغرق فى البيانات ويعانى من عطش المعلومات فالورق يتزايد بما فيه من بيانات إلا أن إستخراج المعلومات من هذه الأحجام الضخمة من الورق والبيانات يعد أمر شبه مستحيل بسبب ظروف العمل ولا يمكن تحقيق القدرة على إستخراج المعلومات والتعامل معها بكفاءة إلا بتحويل العمل الورقى إلى عمل رقمى إلكترونى.
وهو الذى جعل اﻷرشيف الورقى يبنى على ثقافة التخزين فى حين أن الأرشيف الرقمى يبنى على ثقافة المعرفة.
فالأرشيف الآلى يتعامل مع الوثائق والمكاتبات والتقارير ويحفظ على الحاسب البيان الواصف لكل منها كما يحفظ على الحاسب شكل الوثيقة من خلال المسح الضوئى لهاScanning ومع تراكم الحفظ على الحاسب يضمن نظام الأرشيف الرقمى تحقيق الإسترجاع الموضوعى للوثائق بأحسن دقة ممكنة وأحسن شمول ممكن وهذا فى حد ذاته هدف كاف وعظيم يبرر الدخول فى تطوير العمل نحو الإنتقال من أرشيف ورقى إلى أرشيف آلى.
ومسيرة التطور الرقمى تبدأ أولا بنظم أرشفة معدة إعدادا جيدا وتغطى كافة الوظائف المطلوبة فى النظام الرقمى المتكامل وهى التى تشمل الآتى:
- إقتناص البيانات وإدخالها Document Capturing
- المسح الضوئى Scanning
- حركة الوثائق Document Flow
- الحفظ Storage
- الإسترجاع Retrieval
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق